"HADIRKAN SOLUSI, SEIRING INOVASI"

Juru Kunci Sebuah Organisasi, Arsip

ARSIP. Apa itu arsip ? Kalau di kantor kita masuk ruang kerja pernah melihat tumpukan kertas kerja di atas meja atau di lemari seseorang dianggap sebagai arsip atau file. Padahal belum tentu itu arsip, mungkin hanyalah sampah. Mari sejenak kita lihat kembali meja kerja kita. Tampak terlihat tumpukan map bercampur majalah, koran, rekening dan sebagainya. Belum lagi di bawah meja, atau disebelah meja, bertebaran buku, surat-surat masuk/keluar. Apa yang terlintas dalam benak Anda saat melihat “pemandangan semacam itu? Pasti, kita jadi bertanya-tanya dalam hati, “Bagaimana kita bisa kerja kalau meja dan sekitarnya dalam kondisi semrawut ? Apa kita bisa dengan mudah mencari surat-surat penting apabila diminta dadakan oleh pimpinan kita ? Bahkan surat yang sudah selesai dibuatpun kadangkala susah untuk ditemukan di meja yang penyimpanannya ditumpuk tumpuk menggunung. Bahkan surat yang sudah dibuat dimasukkan dalam map dan tidak diberikan Kodifikasi atau judul dalam map tersebut. Apa saking sibuknya sehingga hanya bisa mencipta surat dan tidak sempat untuk memilah dan memberikan kode dan mengelompokkannya dalam bom file ? Ataukah di kantor tidak tersedia lemari penyimpanan arsip hingga tidak sempat beres-beres. Benarkah yang demikian ? Masalah arsip kok kurang mendapat perhatian yang semestinya di berbagai instansi. Hal ini dapat kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, banyak kertas atau berkas arsip yang diletakkan di sembarangan tempat, seolah kurang terurus, bahkan sering ditemui banyak dipakai pedagang (di pasar-pasar, warung-warung) sebagai pembungkus. Padahal Arsip merupakan komponen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Arsip merupakan sumber data dan informasi sekaligus dokumentasi yang merupakan bukti otentik penyelenggaraan kegiatan organisasi yang akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/arsip vital bagi suatu organisasi. Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip-arsip, tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip-arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Badan Penelitian dan Pengembangan PUPR saat ini (6/10) sedang melakukan penataan arsip, khususnya arsip aktif tahun berjalan 2017 dan tahun 2016 yang masih dikategorikan arsip aktif. Selain untuk mempersiapkan lomba pengelolaan arsip antar Unor, juga karena kita sadar bahwa arsip merupakan salah satu kunci kelancaran organisasi. Pengelolaan arsip yang baik terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Dengan kata lain penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan diletakkan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah. Sudah ditetapkan, untuk memudahkan pencarian, kits buat kodefikasi dengan warna, separating Bagian Keuangan dan Umum memilih box orange, Bagian Kepegawaian dengan box ungu, Bagian Program dan Evaluasi dengan box warna biru Tosca dan box pink digunakan Bagian Standar Hukum dan Kerjasama. Hal ini dilakukan selain untuk mempermudah pencarian juga dibuat branding sebagai improvement dalam mengelola arsip. Dengan kata lain filing (mengarsip surat) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Semoga pengelolaan Arsip yang sudah dimulai ini bisa berlanjut terus. Hal yang sudah bagus sayang kalau ditinggalkan begitu saja…..semoga